2017/01/06コラム

初めてのオフィス移転
「知っておくべき6つの基本」

ある日、突然オフィスを移転することが決定したけれど、どんな手順で、どんなことに気をつけながら進めていけばいいのかわからない。
今回はそんな不安をお持ちの方に、まず押さえていただきたい6つのポイントをご紹介します。




▼目次

  • • 移転の目的を明確にする

  • • 社内で担当者やプロジェクトチームを決める

  • • 物件探しの注意点をチェック

  • • 移転の準備期間

  • • 耐震性の確認

  • • オフィス移転の最適な時期





  • (1)移転の目的を明確にする


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    はじめに、何のために移転をするのか、目的をきちんと明確にしておくことが最も重要です。例えば、コスト削減という目的で物件探しを進めているうちに、「ここは建物が古い」「もっと利便性のある場所で」など社内でいろいろと意見が飛び交い、方向性がブレることもあります。

    しかし、第一の目的はコストを下げることです。何%のコストを下げるといった目的を明確にしておかないと、最適な物件を選べなくなってしまいます。

    <移転の目的例>
    ・人員が増えたので広いオフィスにしたい
    ・賃料を抑えたい
    ・交通アクセスが便利な場所に移りたい
    ・会社のブランドイメージを上げたい
    ・分かれているフロアをワンフロアにしたい
    ・セキュリティを強化したい
    etc….




    (2)社内で担当者やプロジェクトチームを決める


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    社内で移転についての窓口は誰が担当するのか、移転プロジェクトチームをしっかり決めましょう。移転案件は、突発的に話が上がり責任者がはっきりしないまま進行していくということも少なくありません。社内からたくさん挙がる意見やリクエストをまとめるためにも、誰が主導して進めていくのかを決める必要があります。




    (3)物件探しの注意点をチェック


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    物件探しにはフロアの間取りだけでなく、周辺環境のことなども考慮しておかなければ後悔することが出てきます。以下のリストは、物件探しの際に注意して欲しいチェック項目です。

    ・主なクライアント会社との距離
    ・街のイメージや印象
    ・最寄り駅から徒歩何分
    ・社員の通勤時間や交通費
    ・ビルの使用時間や休館日
    ・候補物件にはどんな会社(テナント)が入居しているのか
    ・電話番号が変更となるエリアかどうか
    ・セキュリティレベル
    ・耐震性(新耐震基準を満たしているか)
    ・契約面積がネットかグロスか
    ・天井高
    ・床加重
    ・空調の種類と使用制限
    ・駐車場設備と使用制限
    ・電気容量
    ・喫煙スペース
    ・OAフロア設置されているか
    ・賃料の相場状況
    ・契約形態(定期借家か普通借家か)
    ・違約金や損害賠償についての取り決め




    (4)移転の準備期間


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    準備期間は企業の規模によって変わりますが、目安として半年~1年前からの準備がベストでしょう。

    「オフィス移転」が「個人の引っ越し」と大きく異なる点、それは多くの人の意見や声をまとめて、物件や内装やレイアウトを決めていくことです。失敗を回避するには、時間をかけて慎重に進めなければなりません。20坪くらいのオフィスでしたら1ヶ月前からでも対応することは可能です。しかし、何百坪以上という大規模なオフィスでしたら、1年前から準備をしていくと希望に合った物件が見つけやすく、失敗の少ない移転ができます。




    (5)耐震性の確認


    耐震性を確認する目安としては、1981年以降に竣工した物件であれば、新耐震基準が適用されている建物だと思っていただいて問題ないかと思います。(正確には、建築確認済証の交付年月日が1981年6月1日以降)。

    また、東日本大震災以降、防災設備について心配される企業の方が多くなりました。建物の耐震性はもちろんですが、自然災害や火災で停電が発生した際、ビルの非常用発電で一定期間電力供給される物件も最近は増えています。




    (6)オフィス移転の最適な時期


    個人宅の引越しの場合は、春に一番物件が出回りますが、オフィス移転には一番出回る季節はありません。ただ引越し日は、連休中に実施したいという企業が多いので集中しやすい傾向です。




    まとめ


    膨大な数があるオフィス物件から、さまざまなことを考慮してひとつの物件を選ぶのはとても大変なことです。また内装工事やオフィスのレイアウト配置、引越しまでの段取りと、他にも多くの工程を決めて、それぞれを連携して進めなくてはいけません。

    業者を選ぶ際はコストだけを重視するのではなく、提案から引越しまでトータルでお任せできる業者を選ぶと見落としやミスも少なく、スムーズに移転することができます。

    初めてのオフィス移転を成功させるためにも、今回ご紹介した基本の部分をしっかりとおさえていただければと思います。

    ビルディンググループは、オフィス環境構築のリーディングカンパニーとしてあらゆるオフィスニーズにお応えいたします。

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