会議室に関して課題があるという企業はとても多く、私たちも日々ご相談を受けています。企画会議や社外プレゼン、ほかには採用面接など重要な決定をする場所である会議室。会議室を効率よく利用することが、業績に大きく影響していると言っても過言ではありません。
今回は特に多く寄せられる会議室利用のお悩みについて、私たちがご提案させていただいている５つの改善策を簡単にご紹介したいと思います。
目次
（１）会議資料の印刷コストを減らしたい
（２）会議室が満室で、来客対応に困る
（３）協力会社や支社が離れた場所にあり打合せがあまりできない
（４）外回りの多い社員と会議内容を共有したい
（５）会議室の予約が入っていても、使用されていない時がある
お悩み・その１
会議資料の印刷コストを減らしたい
会議のたびに、資料を印刷してホチキスで止める。会議が終わったら情報漏洩防止のため、紙はすべてシュレッダー。出席人数が多ければ多いほど手間がかかり、コピー費用も、塵も積もれば山となり、コスト削減を考えたいところ…。
そんなお悩みをお持ちでしたら、PCと接続できるテレビモニターの設置をおすすめします。
普段使用しているノートPCを会議室に持ち込んで、モニターに接続。作成した資料をそのまま全員と共有ができます。いわゆる「ペーパーレス会議」です。
モニターを使用したプレゼンは、資料をめくってほしいタイミングでページを進められるので、全員の理解度も増すとも言われています。
お悩み・その２
会議室が満室で、来客対応に困る
会議室に関する一番多い悩みが「社内の会議室不足」。お客様が急に来社され、会議室がすべて埋まっていて対応に困る…、そんな状況もよくあるようです。
そこで私たちがご提案するのは、会議室の手前にフリーエリアを作ること。会議室が満室の際に来客対応できるだけでなく、リラックスできる場所で打ち合せをすると企画のアイデア出しも活性化するというご感想もいただいています。
終業後にはリフレッシュできるスペースとして、社員同士がお酒を飲みながら交流を深めているといった使い方も可能です。
お悩み・その３
協力会社や支社が離れた場所にあり打合せがあまりできない
協力会社や、支社が遠く離れた場所にあり、なかなか全員が集まって会議をすることが難しいというお悩みを抱えている方には、ビデオ会議システムの導入をご検討されてみては、いかがでしょうか？
PCやタブレットを使用したリアルタイム会議も可能ですが、会議室モニターに専用カメラを設置して、双方の会議室映像を映し合うシステムを導入すればより臨場感のある、効率的な会議が実現できます。会議のための移動時間や交通費が削減でき、業務生産性の向上も図れます。
お悩み・その４
外回りの多い社員と会議内容を共有したい
外回りに出ていることが多い社員が、すべての会議に出席することはとても難しいですね。
社外にいるときも情報共有やコミュニケーションがこまめ取れると、生産性も上がるのに…と、考えている方には「社内SNS」の活用をご提案しています。チームごとや部署ごとにグループ設定ができるので、オフィスで顔を合わせなくても状況報告がとてもスムーズ。チームの情報共有が“見える化”することによって、タスク漏れなど業務ミスを防ぐ効果があります。
お悩み・その５
会議室の予約が入っていても、使用されていない時がある
会議室を予約した後に、打ち合せを別の日にスケジュール変更されることもよくあります。その際に、最初の予約をキャンセルせずそのまま放置してしまって、誰も使っていない空予約が存在してしまう。このような会議室稼働の無駄を省くために、設定時間を経過すると自動的にキャンセルになる予約システムが問題を解決します。
会議室の増床を検討していたけれど、この予約システムを導入したら実際は会議室不足ではなかったというケースもあります。
まとめ
お悩み別で「会議室の改善策」をご紹介してきました。
メールやSNSという新しいコミュニケーションツールが普及した今でも、アイディアを広げたり、仕事の方向性を決定していくのは会議の時間で行なわれると思います。そんな重要な時間を確保するためにも、効率よく会議室を利用していくことはどの企業でも課題とされていることでしょう。
今回ご紹介した以外のお悩みも、随時ご相談を受け付けておりますので、いつでもお気軽にお問い合わせください。
※掲載写真はすべてイメージです。
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