2016/12/28オフィス移転提案集

発生してからでは手遅れ!
情報漏洩を防ぐオフィス・セキュリティ対策

個人情報漏洩のニュースを目にするたびに「うちの会社は十分な対策を取っているだろうか?」と、不安に感じる方はとても多いようです。
情報漏洩は会社の信頼を一気に失墜させ、業績にも大ダメージ。大切な顧客の個人情報は犯罪に悪用されることもあり、組織を越えて被害は拡大していきます。
事故が起こってからではなく、今からセキュリティ意識を高めましょう。というわけで今回は、情報漏洩を未然に防ぐための対策をいくつかご紹介します。


目次


・セキュリティに対する意識と実態は?
(1)重要書類は専用ロッカーへ
(2)入退室をシステムで管理
(3)サウンドマスキングシステムで音漏れ防止




セキュリティに対する意識と実態は?


(社)ニューオフィス協議会による首都圏中小企業30社のアンケート調査によると「得意先や顧客からオフィス・セキュリティに関する指摘や要望を受けた経験はありますか?」との質問に、「ある」と答えた企業が46.7%。「一度もない」と答えた企業が53.3%でした。
ほぼ半々に分かれましたが、情報漏洩のニュースがこれからも報じられる度に、セキュリティに関する不安はますます高まっていくと思われます。お得意先や顧客の方に、データの取り扱いをどのように行なっているか、セキュリティ対策を具体的に説明していくことは今後、必須の取り組みになっていくでしょう。

また別のアンケート調査では、「社内のセキュリティ対策を強化しなければいけないと、感じている」という回答は、なんと56.7%。現在の情報管理の体制では、不安があるということですね。また「強化する必要を感じているけど、どうしたらいいのかわからない」という回答は、12.3%。危機感を感じている方は、全体の半分以上を占めているという結果となりました。



(1)重要書類は専用ロッカーへ


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平成28年1月よりマイナンバー制度が施行され、企業は機密書類の安全管理をこれまで以上に、注意することは不可欠になっています。
大切に保管しなければならない契約書や記録文書は、保管専用の部屋を設けた「専用ロッカー」で管理しておくと、安全性がアップ。部屋に防犯カメラも設置し、鍵付きキャビネット、耐火金庫などのシステムを導入することで、紛失や盗難防止をさらに強化できます。



(2)入退室をシステムで管理


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関係者以外の不法侵入を防ぐために、認証システムで部外者の入室ができない施錠ドアを設置しましょう。いつ、誰が、どこに、入退室したかを記録管理できるだけでなく、特定の部屋や区画を曜日や時間帯で入室制限することもできます。



(3)サウンドマスキングシステムで音漏れ防止


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重要な会話が、会議室から漏れ聞こえて外部に広まってしまうというケースもありえます。そんな不安を解消するのが、サウンドマスキングシステムです。
このシステムは、空調音のような背景音をわざと会議室に流すことによって、会話漏れを防ぐ機能。オフィスの建築構造にもよりますが、およそ1~2日で設置工事が完了します。



まとめ


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というわけで、今回はセキュリティを高めるオフィス作りについてご紹介しました。あなたの会社では、どんな対策をされていますか?
これからは過去に起きた事件を教訓にして、外部だけでなく、内部からの情報漏洩対策も必要な時代です。
セキュリティレベルを一定に保つためにも、私たちが具体的にアドバイスをさせていただきます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。

※掲載写真はすべてイメージです。

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