オフィス課題解決事例集

組織の課題をオフィスで解消

  • コミュニケーション
  • セキュリティ
  • カチシステムプロダクツ株式会社

エントランスにコミュニティルームを設置

社内外の交流が新たなサービスのきっかけに

組織の課題をオフィスで解消
課題:外部常駐社員のセキュリティ、リラックススペースの確保、社内コミュニケーションの活性化
業種:システム開発
社名:カチシステムプロダクツ株式会社

顧客先に常駐する社員の帰属意識向上をテーマに、フリーエリアを設置

顧客先に常駐して働く社員が全体の9割を占めているカチシステムプロダクツ株式会社様。社員が会社に戻ったときの居場所の確保や、帰属意識の向上が長年の課題だった。社員に気軽に立ち寄ってもらえるオフィスづくりをテーマにした今回の移転では、エントランスに開放感のあるコミュニティルームを設置。社内外の交流を活性化させることに成功した。

具体的な課題

・顧客先に常駐している社員のためのスペースを確保したい
・気軽に立ち寄れる空間をつくりたい
・会社の姿勢をオフィスで示したい

解決方法

エントランスに開放感のあるコミュニティルームを設置。
カウンターバーや冷蔵庫を置き、リラックスできる空間によって社内外の交流が深まる

外部常駐社員のスペースは、旧オフィスでは執務エリアにあった。だが、セキュリティカードの受け渡しや業務中の空間という居心地の課題があったため、移転をきっかけにエントランスにコミュニティルームを設置した。執務エリアに入らずに立ち寄れるコミュニティルームができたことで、社員が気軽に立ち寄れるようになり、帰属意識の向上にもつながる効果があった。

顧客先に常駐する社員の帰属意識を高めるための工夫

「人を磨き、関係を深めることで広く社会貢献を追求する」を社是として、コンピューターシステムに関する総合的なサービスを事業展開するカチシステムプロダクツ株式会社。

創業38年の実績とノウハウを活かしたシステム開発と、保守や運用といったシステム管理を主軸として、銀行や航空会社などの大規模なシステムを手がけている同社は、昨年11月にSOWA五反田ビルに移転した。取役執行役員・池田俊一氏は今回の移転の理由をこう語る。「移転のきっかけはビルの解体が決定したことだったのですが、この機会に改めてオフィスづくりに着手したいと考えました。というのも、当社は実に9割の社員がお客様のもとに常駐して働いていることから、会社に立ち寄る機会が少なく、帰属意識が希薄になりがちなことが長年の課題でした」

銀行関連のシステムが事業の8割を占めるという同社では、情報管理の観点から顧客先で業務を行なうケースがほとんど。ところが社員が会社のオフィスに出勤することなく顧客先に常駐しているうちに、同社の社員という意識が薄れてしまう懸念があった。

顧客先に常駐している社員目線でのオフィスづくりは、長年のテーマでもあったという。

「前回のオフィスでは、立ち寄った社員が自由に過ごせるスペースを執務室に設けていました。社員がオフィスに来る機会は限られていますから、他の社員とコミュニケーションをとったり、社内でくつろぐことで帰属意識を高めてもらいたいという目的でした。多少なりとも有効活用してもらえて好感触ではあったのですが、それでもまだ居心地が良くなさそうだったり、早く帰りたそうにしていたりする様子が感じられたのです」

オフィスに入るためのセキュリティチェックの問題もあった。「システム開発という事業柄、セキュリティの強化が求められています。しかし、お客様のもとに常駐している社員がオフィスに立ち寄った際にも、内線で呼び出してロックを解除してもらう必要がありました。小さなことですが、その行為が内勤者との壁を感じさせていたかもしれません」

顧客先に常駐する社員に対する課題改善を大きな目的とした今回の移転。エリアの候補も、顧客の多くが集まっている品川エリアへの利便性を求めた。「エリアを広げて物件探しをしましたが、最終的には五反田に落ち着きました。当社は長く五反田にいて愛着もあり、取引先への利便性の高さも重視しました」 同社が移転したSOWA五反田ビルは5階建てで、南側の壁が全面ミラーガラスになっており、とても開放感がある。さらにエントランスが吹き抜けで、エレベーターを使わず、内階段で移動することも可能だ。「明るくきれいなビルで、会社がステップアップしている実感を社員に持ってもらえて、なおかつ人材採用の効果も期待できるグレード感が決め手になりました」

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    社内には30名以上が着席できる会議室がある。スライディングウォールで仕切って2部屋にすることも可能

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    執務室と会議室はカーペットでも区別。会議室はスピード感のある模様にすることで迅速な意思決定を促しているという

会社のスタンスを示す目的でオフィス空間を大きく変化

新オフィス最大の特徴は、エントランス横にコミュニティルームを設けたことだ。「前回のフリースペースは執務室内にあったため、お客様のもとに常駐している社員が気軽に立ち寄れる雰囲気になりませんでした。そこで、今回は執務室から切り離し、なおかつ思い切ってラフな雰囲気に変えました。このコミュニティルームは飲食も自由で、就業時間後はアルコールもOKにしました。カウンターバーや冷蔵庫、コーヒーメーカーも設けて、立ち寄った社員に対して、せっかく来たのだから酒でも飲みながら話そうかとコミュニケーションを図れるようになりました」

移転の現場で指揮を執った総務部部長・佐々木啓之氏はコミュニティルームの工夫をこう語る。「気軽に利用できるよう、コミュニティルームからは業務を感じさせる要素を排除しました。カウンターバーもそうですし、プロジェクタではなくテレビを置いたのもラフな雰囲気にしてリラックスしてもらいたいという意図があります」

カウンターバーだけでなく、4人掛けのテーブルセットが3組、レイアウトに合わせて特注したソファセット、さらに6人掛けのテーブルなど、コミュニティルームは大人数でも利用可能な広さが確保されている。佐々木氏は意図についてこう続ける。「執務室と離れてリラックスできるスペースをつくることが目的のひとつでした。この空間をつくるために執務室のスペースを削る必要があったのですが、社員の皆さんの賛同と理解を得て実現することができました」

さらに、入室の際に必要なセキュリティカードも工夫し、社員証をセキュリティカードとして利用できるようにした。内勤者との壁を感じさせた入室の手間が解消され、顧客先に常駐している社員も自らの社員証でオフィスに入室することができるようになった。システム開発会社としての面目躍如といえるだろう。

帰属意識を高めるための工夫を凝らしたオフィスづくりだったが、もうひとつの大きなテーマとして、会社としてのスタンスを示す目的があったと池田氏は語る。「オフィスづくりのテーマは帰属意識がひとつ、さらに人材採用の効果、そして新しい発想を生む空間づくりも大きなテーマでした。当社の事業は受託型で、お客から要望を受けてスタートする仕事がメインでした。今後はその受託型に加えて、自らが新しいサービスを生み出し、売り込むというスタイルを両輪として追求していく方針です。つまり自前のサービスや製品を生み出せるオフィス空間づくりが、もうひとつのテーマでした」

コミュニティルームがコミュニケーションを活性化させ、活発な交流が新たな刺激となってイノベーションが生まれる。佐々木氏は「自社でサービスを生み出すためには発想力が必要で、そのための場所として、こうした空間を活用して発想やアイデアを生み出せるようにと考えました」と目的を語る。

会議室とコミュニティルームはそれぞれ『森』『海』『空』『山』『川』『花』とネーミングされているが、この名称は社内公募によるものだ。自由で柔軟な発想を生むための仕掛けとして公募したところ、実に20案以上の応募があったというから、早くも新オフィスの効果が生まれ始めているようだ。

オフィスはカーペットまでこだわり、会議室ではスピード感を示す模様のカーペットを採用し、エリアごとに気持ちのスイッチが切り替わるよう工夫されている。池田氏は最後に新オフィスへの期待を口にする。「このオフィスによって社員みんなが活性化して元気になってほしい。コミュニティルームに自然と社員が集まり、前向きな会話によって新たな発想やサービスを生み出す。そうなっていくことを強く願っています」

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