オフィス課題解決事例集

組織の課題をオフィスで解消

  • コミュニケーション
  • スペース
  • 株式会社ケイズコーポレーション

執務エリアを増床し、リラクゼーションルームを新設

社員のモチベーションアップに大きな効果

組織の課題をオフィスで解消
課題:スペース不足、喫煙者以外のコミュニケーション、会社の成長実感
業種:システム開発・クラウド事業
社名:株式会社ケイズコーポレーション

新築ビルへの拡張移転でリラクゼーションルームを新設

東京と大阪、ベトナムにもオフィスを構える株式会社ケイズコーポレーション様。増床を繰り返していたが、各オフィスから訪れたスタッフのスペースを確保するため、新築ビルに拡張移転した。社員間のコミュニケーション、会社としての成長実感を目的に構築された新オフィスによって、働きやすい空間が実現した。

具体的な課題

・手狭なオフィスを拡張したい
・誰でも利用できるコミュニケーションスペースをつくりたい
・会社の成長が実感できるグレード感あるビルに移転したい

解決方法

執務エリアと切り離したリラクゼーションルームを設置。社員間の自然なコミュニケーションが活性化

新オフィス最大の特徴は執務エリアの奥に設けたリラクゼーションルーム。カフェバーにはエスプレッソマシンや紅茶が並んでおり、奥には冷蔵庫も設置。旧オフィスでは喫煙スペースであったため利用者が限定されていたフリースペースを、誰でも利用できるエリアにした。社員間のコミュニケーションが活性化しただけでなく、会社としての成長が感じられるオフィスになった。

組織拡大にともなう移転を決断。お客様先にほど近い西新橋へ。

「人を大切にし、人に投資する」を企業理念に掲げ、顧客管理システム(CRM)『Salesforce』の導入実績No.1を誇る株式会社ケイズコーポレーション。1991年に設立された同社は、派遣事業を経てシステムの受託開発、クラウド事業といった開発から運用保守までを手掛けており、現在は東京オフィス、大阪オフィス、ベトナムオフィスを構え、システム全般の入口から出口まで対応できることが特徴だ。

同社は2016年4月に竣工したばかりのNS虎ノ門ビルに東京オフィスを移転。理由について、同社取締役・山本十五氏はこう語る。「移転した理由は3つあります。1つはスペースの問題で、当社は恵比寿にオフィスを構えていたのですが、手狭になっていました」

同社は事業拡大によって同じビル内で増床移転を2回行なっていたものの、社外に常駐している社員が戻った際や、ベトナムオフィスからエンジニアを召集した際には、空きデスクがなく、フリースペースにある小さな丸テーブルで作業してもらう状態だったという。「サポートしてもらうために東京オフィスに来てもらったのに、受け入れる環境として課題がありました。そうした環境改善は急務だと感じていました」

2つ目は、コミュニケーションの問題で、同社ではオフィス内に設けられた喫煙ルームがコミュニケーションの場となっていたという。「ただ、それだと喫煙者以外は利用できないし、コミュニケーションが取れないという声が社員から出ており、誰でも利用できるコミュニケーションスペースの確保を検討するようになりました」

3つ目は、会社の成長を社員に実感してほしいという願いからだった。「竣工したばかりの真新しいオフィスに移転することで、自分がいる会社は確実に成長していると社員の皆さんに実感してもらうことが大きな目的でした」

移転にあたって、この3つの課題を解消することが大きなポイントとなった。

エリアの選定については、社員の意見を募った上で決定。候補としては、渋谷や新宿など通勤の利便性を考えたエリア、顧客や取引先が集まる新橋周辺エリアが挙がった。物件探しをするなか、西新橋に竣工するNS虎ノ門ビルは1フロアで広いスペースが確保でき、なおかつグレード感を備えていた。「充分なスペースがあり、建物の両サイドが足元までガラス張りという開放感、また、お客様先に近い西新橋エリアであることが、ビル選びの決め手になりました」

課題解消のために移転を検討して約1年、2016年5月に同社は竣工したばかりのNS虎ノ門ビルに移転した。

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    会議室。プロジェクタや大型モニタが完備されており、最新機器が充実

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    広々とした執務エリア。104席のデスクが置かれ、個人のデスクも業務効率が高まるよう広く取られている

現場の意見を吸い上げ社員が活躍できる環境づくり

新オフィスの顔となるエントランスは、コーポレートカラーの水色で統一されており、認定社員の認定証が掲示されている。「人を大切にし、人に投資する」という理念が具現化されており、来客を迎えるときだけでなく、社員にとってのモチベーションにもなっている。

執務エリアのデスクは104席。外部に常駐している社員、大阪オフィス、ベトナムオフィスの社員を合わせて約102名が在籍しているため、全員が東京オフィスに集まったとしても作業できるほどの余裕が確保された。「社員がさらに増えても受け容れられるキャパシティがあり、天井も高くなって空間としての広さが感じられる、働きやすいオフィスになったと思います」

個人のデスクは旧オフィスと同じものを採用した。システム開発や運用保守という業務上、資料も多く、2台のモニタで作業することで効率化を図っているため、個人のスペースは広く確保されている。「デスクの広さについては以前から重視していたのですが、そうした働きやすさは移転後も維持したいと考えていました」

執務エリアで特徴的なのは、壁に大型モニタが設置されていることだ。「このモニタには大阪オフィス、ベトナムオフィスの様子をリアルタイムで映しています。常にお互いの働く様子を見ることができ、一体感や刺激を受けられる効果を期待しています」

新オフィス最大の特徴が、リラクゼーションルームである。執務室とは間仕切りによって分断されているため、ネーミング通り、落ち着いた空間になっている。バーカウンターには自由に飲めるコーヒーメーカーが置かれ、業務用冷蔵庫には冷たい飲み物やアルコールが冷えていた。「社員同士、またお客様と気軽にコミュニケーションを取ることのできるスペースをつくる。これが大きな目的でしたから、レ イアウトの時点で会議室のスペースを削ってでもこの広さを確保しました。外部に常駐している社員であったり、大阪やベトナムオフィスの社員が立ち寄った際にも自由に利用してもらえるスペースができたと思います。終業後の19時以降は飲酒もOKにしていますから、お客様との打ち合わせ後に『一杯どうですか』とコミュニケーションを深めることができるようになり、今後のビジネスにもつなげられると考えています」

同社ではさまざまなプロジェクトが進行していることから、プロジェクト完了後に慰労会を開くことも多いという。その際にもリラクゼーションルームを活用することで、社内でコミュニケーションを取ることが可能になった。「仕事が残っていたとしても、短い時間だけ都合をつけて参加することもできるようになり、リラクゼーションルームはとても好評です。まだ移転から間がないですが、いろんな場面で活用されています」

移転後、リラクゼーションルームにおいて社内の引越し祝いを開催したところ、移転の大きな手応えを感じたという。「新しいオフィスに来た初日に、仕事のやりがいについて話し合ったのですが、社員の皆さんの目つきが変わったと感じました。それぞれが新しい環境で頑張ろうという強い意欲や前向きな姿勢で語り合っている様子を見て、働きやすい環境ができたという手応えがありました」

3つの課題を解消した新オフィスは、さらなる発展のきっかけと考えられている。「新たな環境になって、よりお客様の要望に最大限にお応えできる提案、実践ができる体制を組みながら会社として成長したいと考えています。そのためにも社員のコミュニケーションが重要です。社員が弊社の財産ですから、このメンバーが活躍できる環境を提供していきたい。その第一歩がこの移転だと考えています」

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