オフィス課題「解消」事例集

組織の課題をオフィスで解消

  • コミュニケーション
  • 集約移転
  • 日本電算機販売株式会社

創業以来20年ぶりの統合移転

自由闊達なコミュニケーション文化が蘇った

組織の課題をオフィスで解消
課題:フロア分散によるコミュニケーション効率の低下
業種:医療情報システム関連事業
社名:日本電算機販売株式会社

フロア分散により、業務効率も低下。社員の顔が見えるオフィスを目指して

人に優しく高性能な医療ITシステムとソリューションの提供によって、医療現場の業務効率やサービスを向上させ、人々の健康に貢献してきた日本電算機販売株式会社様。フロア分散による業務効率、コミュニケーション効率の低下を解消すべく、創業以来20数年ぶりにオフィスを移転。自由闊達な社内文化を蘇らせ、業務効率の改善、社員のモチベーションアップにつなげた。

具体的な課題

・フロア分散を解消し、社員の顔が見えるオフィスにしたい
・本社オフィスにサービス機能を集約し、部門・拠点間の連携を強化したい
・物流効率化のため、一定台数の駐車スペースと荷捌きスペースを確保したい

解決方法

フロアを集約し、フリーアドレスも導入。コミュニケーションの促進、スピーディーな課題共有、解決を実現

新オフィスでは管理部門以外にフリーアドレスを導入し、ソフト、ハード開発、サービス部門の壁をなくし、現場課題が迅速に共有、解決されるように工夫。より気軽にコミュニケーションが取れるよう、カフェスペース、カウンター、スタンディングテーブル等も設けた。また、移転を機にシステム支援課を新設し、本社に集約したコールセンターとの連携を強化、納入現場への総合的なサービス体制もさらに充実させた。

さらなる顧客第一への決意。創業以来20年ぶりの移転

 人にやさしく高性能な医療ITシステムとソリューションを提供する。医療現場の業務効率やサービスを向上させ、人々の健康に貢献する日本電算機販売株式会社。創業以来20数年ぶりの移転となった今回のオフィス戦略を代表取締役社長・早川謙二氏はこう語る。

「旧オフィスがあった青山は創業の地であり、強い思い入れがありました。しかし、企業の成長に伴い徐々に手狭になり、フロアの貸し増しなどで対応してきましたが、フロア分散によるコミュニケーション効率の低下や社員の“顔”の見えにくくなったオフィス環境が、業務効率ばかりでなく、自由闊達な当社の風土にも影響を与え始めたのです」

 今後の経営を強くするために、新たなオフィスに求める要件は明解だった。

◎フロア分散を解消し、1フロア集中型で社員の顔が見えるオフィス
◎自由闊達なコミュニケーションの再生、促進
◎自社の強みを活かした本社オフィスへのサービス機能の集約、部門・拠点間連携強化
◎物流を効率的に行なうための一定の駐車台数スペースと荷捌きスペースの確保

 1年以上をかけて港区を中心にオフィス物件をつぶさに見て回り、決定したのが「三田国際ビル」12階、約260坪のオフィス。JR「田町」駅、地下鉄「三田」駅、「赤羽橋」駅と、様々な路線が徒歩圏内の良好なビジネス街だ。

自由闊達な社内文化を蘇らせ、個々のノウハウを倍化する

 ここに同社独自のオフィス構築が展開されていく。早川氏はそのポイントをこう説明する。

「まず、コミュニケーション面では、管理部門以外にフリーアドレスを導入しました。これは旧オフィスでも試行していましたが、うまく機能していなかった。そこでソフト、ハード開発、セールス、サービス部門の壁をなくし、現場課題がスピーディーに共有、解決されるように工夫しました。より気軽にコミュニケーションを促進するため、カフェスペース、カウンター、スタンディングテーブルといった仕掛けも盛り込みました。1フロアでお互いの顔が見える、ちょうどいい距離感なので私もよくフロア内を歩くようになり、社員がさまざまな提案や改善のアイデアなどを積極的に話しかけてくるようになりました。移転をきっかけに業務の取り組み方や考え方が明らかに変わってきました」

 医療現場のIT化は加速している。医療技術の進歩や病院経営の課題に応じて、診療科ごとに求められるニーズも異なるため、仕様のカスタマイズ、アウトプットも多種多様。同社では電子カルテやレセプト事務(診療報酬請求事務)、データマネジメントなどのソフトウェア及びハードウェア、そしてアフターサービスまでトータルなサービス力強化を目指しており、部門を超えて現場課題を解決する新たなオフィス環境の構築は経営にも大きな活力をもたらしている。

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    広々とした執務エリア。基本的にフリーアドレスが導入されており、個人ロッカーも完備。また、窓からの眺望も素晴らしく、天気の良い日には富士山を望むこともできる

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    執務エリアに設置されたカフェスペース。管理部門とフリーアドレスのエリアの中央にあり、自由に利用できる

経営と社員のベクトルが共有されたオフィスから新たな試みが生まれる

「移転後“システム支援課”という組織を設置して、本社に集約したコールセンターとの連携を強化し、納入現場へのトータルなサービス体制もより充実させました。今後は医療現場でのIT化において、情報セキュリティーなども大きな課題になってきます。そこでプライバシーマークの取得を行なうべくパーソナルロッカーを設置し、個人のPCや資料などを保管、情報セキュリティーを管理するオフィス環境作りにも取り組みました」

 会議室もムダに増やさず用途を分析の上、適正なスペースと個数を設置。さらに新たなシステムのデモやセミナーなどにも活用することで、医療関係者とのコミュニケーションや営業面でも効果を発揮している。

「組織運営面でも、今後の営業所新設も見据えて遠隔拠点とのコミュニケーション効率向上のため、テレビ会議システムを増設しました。これによって各現場から上がってくる顧客課題や要望が素早く本社サイドにもフィードバックされるようになりました」

 新オフィスへの移転後、社員のモチベーションが確実にアップしてきたと語る早川氏。経営と社員のベクトルが共有されたオフィスから、医療現場を支え、進化させるシステム、サービスが次々と生まれていくことが大いに期待される。

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