オフィス課題「解消」事例集

組織の課題をオフィスで解消

  • コミュニケーション
  • 統合移転
  • 株式会社JAFメディアワークス

合併の効果を最大化

良い意味で“領空侵犯”できる環境

組織の課題をオフィスで解消
課題:統合する2社の社員間のコミュニケーション活性化
業種:情報通信・出版業
社名:株式会社JAFメディアワークス

コミュニケーションの生まれやすいオフィスで、シナジー効果の最大化を目指す

2016年7月に「株式会社JAF出版社」と「株式会社ジェ・エー・エフ・メイト社」が統合合併して誕生した株式会社JAFメディアワークス様。ともにJAFグループで出版・情報サービス等を担ってきた兄弟会社とはいえ、企業文化やワークスタイルの異なる2社の統合。社員同士が徹底的に議論し、活発にコミュニケーションを取る中で新しい会社の価値観や文化を生み出してゆくことを目指し、若手社員を中心にアイデアを出し合い、新オフィスを作り上げた。

具体的な課題

・活発なコミュニケーションが生まれるオフィス環境にしたい
・大量の紙文書を削減したい

解決方法

お互いの顔が見える広大な1フロアのオフィスを確保。
コミュニケーション効率を考えたレイアウトで、活発なコミュニケーションを実現

執務エリアは目線を遮る高い什器などを徹底して排除し、見通しの良い空間に。中央部にミーティングスペースを設け、ドリンクを飲めるリラクゼーションスペースも設置するなど、フォーマル・インフォーマル問わず活発なコミュニケーションが生まれるオフィスを作り上げた。また、個人ロッカーを設置し、明確な文書管理ルールを策定することで紙文書の削減も実施した。

グループ会社同士の合併で統合移転。新たな価値観を求めてオフィス改革

株式会社JAFメディアワークスは、2016年7月1日「株式会社JAF出版社」と「株式会社ジェ・エー・エフ・メイト社」が統合合併して誕生した。今回の統合移転に至った背景を同社代表取締役社長・望月均氏に伺った。

「旧両社ともJAFグループの中で出版・情報サービスなどを主業務としており、元々はひとつの会社で、いわば兄弟会社のような存在でした。そこで、これまで蓄積された情報やノウハウ、コンテンツ等を活かして、今後のJAFのデジタル戦略を統括する核となるべく、インターネット事業、コンテンツ事業、デジタル情報サービスといった、新たな情報コミュニケーターとしての役割を担うことになったのです」  誰もがよく知るJAFは、車のトラブル時に迅速に駆けつけてくれるロードサービスをはじめ、車に関する様々な業務を行なっている。その会員数は実に約1,855万人の規模を誇る。

 デジタル時代の進化に応じて、これまで蓄えられた膨大な情報を活かし、まさに大きなビジネスチャンスが広がっている。

「統合移転にあたっては、元々ルーツは一緒でも長年の期間が経過しており、若手社員が多く両社の文化やワークスタイルも違います。これからJAFのデジタル戦略の中核を担う先端的な役割を果たしていくわけですから、お互いの文化の違いや仕事の進め方、働き方の違いを放置せず、徹底的に議論し合い、社員一人ひとりがどのような価値観で新しい会社をつくっていくべきかを考え抜くための社内コミュニケーションを活性化させる。その上で新しい企業文化の構築や統合のシナジー効果を最大化させることなどが、オフィス変革の大きな命題でした」

統合による交流で新たな価値を生み、ゼロベースで企業文化を確立

新会社のミッションを満たすため、望月氏が挙げた新たなオフィスの要件は次の通りだった。

・JAF本体へのアクセスと両社とも長く芝大門エリアに所在していたことを考慮し、エリア内で移転
・お互いの顔の見える1フロア統合型のスペースの確保
・デジタル戦略の基幹オフィスとなるため、高性能なBCP対応等災害に強いビルであること

「当初は総務担当者が直接オフィス探しを行なっていましたが、なかなか適切な物件がなく、業務効率も悪いことから、ビルディンググループに依頼することにしました。プロにお願いしても時間はかかるだろうと思っていましたが、要件をお伝えしたらすぐに現在のオフィス物件を含めたご提案をいただきました。そのスピードと物件の見極め方には、正直大変驚かされました」

 新オフィスは「野村不動産芝大門ビル」の10階で、約300坪の1フロア。新幹線・空港への好アクセスを含め、JR山手線「浜松町駅」徒歩7分、都営大江戸線・浅草線「大門駅」徒歩3分、都営三田線「御成町駅」徒歩4分と3駅6路線利用可能なマルチアクセス。レイアウトしやすい機能的なオフィス空間と免震構造をもつハイグレードビルである。間近に見える東京タワーの眺望も抜群だ。

 では、どのように新たな企業文化やワークスタイルを構築したのか。望月氏は、その経緯を振り返った。

「いい意味でゼロからのスタート。発想もこれまでの常識にとらわれず、ゼロベース思考で考えること。そこでまずは、オープンマインドになること。お互いが胸襟を開きポジティブに新しい仕事や働き方についてあるべき姿を語り合うよう促しました」

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    応接スペースはガラス張りとなっており、眺望の良いビルにふさわしい開放感がある。ちなみにこの会議室は前入居者が設置した間仕切りを居抜きで有効活用している

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    執務エリアと応接スペースもガラス張りの間仕切りで区切られている

オフィス変革は次の時代に向けた大きな企業変革の第一歩!

 社員の自主性を重んじる風土が、自律的なワークスタイルや行動ルールを生むことにもつながっていく。

 クリエーターが多いため、統合前には両社のドレスコード等の違いもあり、オフィスルールやマナーなども含め、自分たちで働きやすいように新オフィスのあり方を創り上げていった。

 また、出版業といえば、書類で山積したデスクが常態化するというのがこれまでの在り方だった。望月氏の語るゼロベース思考に基づき、同社ではこれも改革した。

「統合移転を機にクリエーターの意識を変えるいいチャンスだと思い、思い切って紙文書の削減に取り組みました」

 仕分けルールと削減目標を設定し、外部倉庫の活用を含めて移転前に文書削減を実施。新オフィスでは、個人ロッカーを設置して新たな文書管理ルールにもとづき、デスクの上や下部にも書類、私物を置きっぱなしにしない運用を実現した。

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    通用口の動線に設けられた個人ロッカー

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    執務エリアの外側に設けられたリラックススペース。ソファやカウンターテーブルが置かれ、憩いの場所として、また社員間の自然なコミュニケーションを促している

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